貸会議室を借りて利用するまでの手順などを解説していきます

会議室で行われていることは、会議や打合わせだけではありません。サークルの集まりや、講座やセミナーの開催、企業説明会の開催、カルチャースクールを開いていたりします。貸会議室の規模にもよりますが、部屋の大きさによっては、数百人を収容することができ、プロジェクターやマイク・スピーカー、ホワイトボードが設置されていることもあります。駅近くの大きなホテルだけではなく、郊外の公共施設などにも貸会議室はあります。日程予約がとりやすく、キャンセルや変更に融通が利き、リーズナブルな値段で利用できる貸会議室を何件か把握しておくと、急な予定にも対応できますね。場所によっては、必要のない手順もあるかもしれませんが、貸会議室を利用する一般的な手順などを紹介していきます。

貸会議室利用前日までにやること

会議室の利用が必要になったら、希望するエリアで会議室のある施設を探します。利用日時、会場の広さ、利用人数などを把握したうえで、会場に予約の連絡をします。予約方法は、電話連絡もしくは、メールやインターネットから予約する方法をとっている会場もあります。事前登録が必要な会場もあるので、注意が必要です。指定されている予約方法で予約をします。何件か会場の候補を挙げておくと、利用希望日に予約がとれずに慌てることが少ないです。最初の予約は、仮予約という形式をとっている会場が多いです。仮予約後、会場から見積書(会場の値段や利用日時の確定など)が届きます。ニーズに合った条件であれば、本予約の連絡をします。本予約後のキャンセルはキャンセル料金がかかることがあります。変更の場合には、変更前の条件をそのまま引き継ぐことがあります。会場予約は、他のお客様の予約が入らないように、会場を空けてキープする意味があるので、気軽にキャンセルや変更ができないようになっていることが多いです。全てのことが確定してから予約すると良いでしょう。

貸会議室利用本予約後から利用日の流れ

貸会議室を予約後、会議室利用日前日までに、料金の支払いをする会場が一般的です。その場合、直接会場に料金支払いに行くか、クレジットカードでの支払いもしくは銀行振り込みなどでの支払いでも可能なことがあります。事前支払いではなく、利用日当日の精算となる会場もあります。事前支払いなのに把握しておらず、当日貸会議室が借りられなかった、などの不備が無いように、予約連絡の際に、支払方法を確認すると良いですね。利用日当日は、予約の時間になれば、貸会議室は自由に出入りができますので、利用目的の準備などを行います。準備や片付けの時間を予測して予約を取っておかないと、目的に必要な時間を削ることになるので、注意が必要です。利用後は、忘れ物などがないかを確認して、そのまま退室します。会場によっては、鍵の開閉や電気エアコンの管理もしなくてはいけませんので、貸会議室の利用の方法などを守って利用してください。