貸会議室を利用するメリットをご紹介します

大抵のオフィス街には、いくつかの貸会議室があります。けれど、日頃から会議や研修のコーディネートをするという方でも、使ったことがないという方はかなり多いのではないでしょうか。特に、社内にある程度の大きさの部屋があれば、できるだけ社内で済ませようと考えるのが一般的です。しかし、貸会議室を利用することには、社内の空き部屋を使うのとは違った、様々なメリットがあります。貸会議室を利用することによるメリットは、場合によっては、社内で済ませることによるコスト抑制以上の効果を生み出すかもしれません。特に、大きなメリットとしては、人を集めやすいということと、部屋の大きさに縛られずに計画を立てられるという2点があります。この2点について、ご紹介していきます。

社内で開催するよりも人を集めやすい

普段から同じオフィスにいるメンバーだけが参加するのならともかく、幅広い顔ぶれの集まる会議や研修だと、同じ時間・同じ場所に集合するだけでもなかなか大変です。例えば普段ばらばらに仕事をしている営業担当が集まるとなると、かなりしっかりと調整をしないと、欠席者が続出することになってしまいます。各地に散っている人を集めるのであれば、敢えて社外を開催場所とするのもひとつの手段です。特に社屋が駅から離れているような場合には、駅の近くの貸会議室を会場とするだけでも、参加しやすさはぐっと上がります。さらに、乗り換えの中継地点となるような主要駅から近い貸会議室なら、忙しい人でも都合がつきやすくなります。もちろん、社外から人を招く場合などにも同じことが言えます。交通の便が良い貸会議室は、忙しいメンバーを集めるのに役立ちます。

部屋の大きさ・設備に縛られずに計画を立てられる

会議や研修を社内で実施しようと思うと、どうしても部屋の数や設備の空き状況などに縛られることになります。例えば、本当は関係者全員に出席してほしい会議でも、部屋のキャパシティ不足から人数を絞らざるをえなくなる、などということが起こり得ます。一方、社内での開催にこだわらなければ、まず参加人数を決めて、それにふさわしい大きさの貸会議室を探す、という順番で会場を決めることができます。社内にある部屋の大きさに縛られず、参加してほしい人全員が参加できる会議が開催できるのです。また、部屋の大きさだけでなく、設備の選択肢も、貸会議室を利用することで格段に多くなります。どのくらいの人数で、どういった会議・研修をしたいのかがはっきりとしているのなら、それを実現するのに最適な場所として、貸会議室を探してみてはいかがでしょうか。